Marzec 2026 roku - moment, w którym reforma stażu pracy z teorii stała się codzienną praktyką w działach kadr. Jako radcowie prawni w Gliwicach zauważamy, że nowe przepisy budzą ogromne zainteresowanie. Stanowią również przyczynek do wielu pytań. Przeczytaj co oznacza nowy sposób naliczania stażu pracy i jak należy go naliczać.
Wprowadzone do Kodeksu pracy artykuły 302¹-302² wprowadzają nowe zasady ustalania stażu pracy. Od teraz okresy, od których zależą uprawnienia pracownicze, obejmują znacznie szerszy zakres aktywności zawodowej niż tylko dotychczasowe zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
W praktyce oznacza to, że pracownik rozpoczynający nową pracę nie jest już oceniany wyłącznie przez pryzmat wcześniejszych umów o pracę. Pod uwagę bierze się całą historię aktywności zawodowej potwierdzoną odpowiednimi dokumentami. Zmiana ta ma szczególne znaczenie dla osób, które przez lata pracowały w modelu B2B, wykonywały zlecenia dla różnych podmiotów albo prowadziły własną działalność gospodarczą.
Co wliczamy do stażu według nowych zasad?
Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów, do okresu zatrudnienia dolicza się obecnie m.in.:
- działalność gospodarczą: okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy przy niej
- umowy cywilnoprawne: okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia, agencyjnych oraz o świadczenie usług
- okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych/spółdzielniach kółek rolniczych
- udokumentowany okres wykonywania za granicą pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie.
Nowe przepisy mają również znaczenie dla osób wykonujących pracę projektową, freelancerską lub konsultingową, które dotychczas pozostawały poza systemem klasycznego stażu pracy.
Ważna uwaga: Jeżeli świadczyli Państwo usługi na podstawie zlecenia lub B2B na rzecz swojego obecnego pracodawcy, okresy te wliczają się do stażu tego konkretnego podmiotu. Ma to kluczowe znaczenie przy ustalaniu okresu wypowiedzenia oraz wysokości odprawy. Może to prowadzić do sytuacji, w której pracownik formalnie zatrudniony od kilku miesięcy będzie posiadał kilkuletni staż pracy u danego pracodawcy, jeśli wcześniej współpracował z nim na podstawie umów cywilnoprawnych
Procedura: Jak uzyskać zaświadczenie z ZUS?
Ustawodawca przyjął, że podstawowym dowodem, aby uwzględnić nowy sposób naliczania stażu pracy dla nowych okresów stażowych jest zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Tzw. „zaświadczenie stażowe można uzyskać wyłącznie drogą elektroniczną.
Dokument ten potwierdza przebieg ubezpieczenia społecznego danej osoby i wskazuje okresy, w których odprowadzane były składki z różnych tytułów - zarówno z umowy o pracę, jak i działalności gospodarczej czy umów cywilnoprawnych. Zaświadczenie z ZUS stanowi obecnie podstawowy dokument pozwalający pracodawcy zweryfikować historię aktywności zawodowej pracownika w sposób obiektywny i zgodny z przepisami.
Jak to zrobić przez eZUS/PUE? Kancelaria DLB. wyjaśnia w kilku krokach:
- należy zalogować się do swojego konta na platformie ZUS
- w zakładce „Usługi” należy wyszukać i wypełnić wniosek: „USP - Wniosek o wydanie zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń…”
- po wygenerowaniu dokumentu w postaci elektronicznej, należy go pobrać i przekazać pracodawcy.
Warto pamiętać, że dokument ten można wygenerować wielokrotnie oraz przekazać go kilku pracodawcom, jeśli zmieniamy miejsce zatrudnienia.
Co, jeśli ZUS nie może wydać zaświadczenia?
W sytuacjach szczególnych (np. praca za granicą lub brak danych w systemie) dopuszczalne są inne dowody: umowy, rachunki, faktury czy potwierdzenia przelewów. W praktyce mogą to być również zaświadczenia od zagranicznych kontrahentów, dokumenty podatkowe lub inne dowody potwierdzające wykonywanie pracy zarobkowej. Istotne jest, aby dokumenty te pozwalały ustalić okres wykonywania pracy oraz charakter współpracy.
Należy jednak pamiętać, że ostateczna ocena tych dokumentów należy do pracodawcy. Bez przedstawienia wiarygodnych dowodów, pracodawca nie ma podstaw prawnych do doliczenia stażu „z urzędu”.
W przypadku sporu między pracownikiem a pracodawcą dotyczącego uznania określonego okresu pracy, możliwe jest dochodzenie swoich praw przed sądem pracy.
Terminy, których należy dopilnować
Jesteśmy w kluczowym punkcie kalendarza reformy. Sektor publiczny korzysta z nowych praw od stycznia 2026 r., natomiast sektor prywatny dołączy do nich już 1 maja 2026 r.
Kluczowy jest tzw. 24-miesięczny termin na udokumentowanie stażu:
- w sektorze publicznym: czas na dostarczenie dokumentów mija w dniu 1 grudnia 2027 r.
- w sektorze prywatnym: termin upływa w dniu 30 kwietnia 2028 r.
Ważna uwaga: niedopełnienie formalności w tym terminie może skutkować tym, że pracodawca nie będzie miał obowiązku przeliczenia Państwa uprawnień za okresy wcześniejsze. Dlatego w interesie pracownika jest możliwie szybkie zgromadzenie dokumentów potwierdzających wcześniejszą aktywność zawodową.
Jakie korzyści przyniesie aktualizacja stażu?
Nowy sposób naliczania stażu pracy i jego prawidłowe udokumentowanie, przełoży się bezpośrednio na:
- wymiar urlopu: możliwość szybszego uzyskania 26 dni urlopu (po przekroczeniu 10 lat łącznego stażu)
- okres wypowiedzenia: zwiększenie ochrony stabilności zatrudnienia
- wysokość odpraw: wyższe świadczenia przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika
- świadczenia stażowe: dodatki za wieloletnią pracę i nagrody jubileuszowe (szczególnie istotne w sferze publicznej).
Podsumowanie
Omówiona reforma jest jedną z największych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Jej celem było dostosowanie przepisów do realiów współczesnego rynku pracy, na którym coraz większą rolę odgrywają umowy cywilnoprawne, samozatrudnienie oraz elastyczne formy współpracy. Dotychczas obowiązujące regulacje powodowały liczne nierówności pomiędzy pracownikami. Osoba pracująca przez wiele lat na podstawie umów zlecenia lub prowadząca działalność gospodarczą mogła formalnie rozpoczynać zatrudnienie z zerowym stażem pracy, mimo wieloletniego doświadczenia zawodowego. Stąd też potrzeba na nowy sposób naliczania stażu pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy ma zatem charakter wyrównujący - jej zadaniem jest uznanie faktycznego doświadczenia zawodowego pracownika, niezależnie od formy prawnej wykonywanej pracy.
FAQ - nowy sposób naliczania stażu pracy - najczęściej zadawane pytania
Co od 2026 roku wlicza się do stażu pracy?
Poza umowami o pracę m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej i współpracy przy niej, umowy zlecenia, agencyjne i o świadczenie usług, członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz udokumentowaną pracę zarobkową za granicą inną niż zatrudnienie.
Jak udokumentować dawne okresy pracy?
Podstawowym dowodem jest elektroniczne zaświadczenie z ZUS o przebiegu ubezpieczeń: po zalogowaniu do PUE ZUS / eZUS w zakładce „Usługi” składa się wniosek USP, pobiera dokument i przekazuje pracodawcy. Można je wygenerować wielokrotnie i przekazać kilku pracodawcom.
Co, jeśli ZUS nie ma danych, np. o pracy za granicą?
Dopuszczalne są inne dowody: umowy, rachunki, faktury, potwierdzenia przelewów, zaświadczenia od zagranicznych kontrahentów czy dokumenty podatkowe - byle pozwalały ustalić okres i charakter współpracy. Ich ocena należy do pracodawcy, a spór można skierować do sądu pracy.
Do kiedy trzeba dostarczyć dokumenty pracodawcy?
W sektorze publicznym do 1 grudnia 2027 r., w sektorze prywatnym do 30 kwietnia 2028 r. Po tym terminie pracodawca nie ma obowiązku przeliczać uprawnień za wcześniejsze okresy.
Co zyskam po przeliczeniu stażu?
Szybsze prawo do 26 dni urlopu (po 10 latach łącznego stażu), dłuższy okres wypowiedzenia, wyższą odprawę przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika oraz dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe. Zlecenie lub B2B wykonywane dla obecnego pracodawcy wlicza się też do stażu u niego.
